Özel yazılım mı, hazır program mı? İşletmeler için karar rehberi

Kısaca: İşiniz standart bir süreçle yürüyorsa ve hazır bir program bu süreci karşılıyorsa hazır program daha hızlı ve ucuzdur. Süreciniz size özgüyse, aynı veriyi birden fazla yere giriyorsanız ya da programlar birbiriyle konuşmuyorsa, özel yazılım uzun vadede daha az maliyet ve daha çok kontrol sağlar.

Hazır program ne zaman yeterli?

Hazır programlar (ön muhasebe, stok, CRM paketleri) binlerce işletmenin ortak ihtiyacı için tasarlanır. Şu durumlarda genellikle işinizi görür:

• Süreciniz sektörünüzdeki çoğu işletmeyle aynı.
• Ekibiniz küçük ve tek bir programla çalışıyor.
• Programın sunduğu raporlar karar vermenize yetiyor.
• Başka bir sistemle (e-ticaret, kargo, bayi ağı) veri alışverişi gerekmiyor.

Bu durumda özel yazılıma yatırım yapmak yerine hazır programı iyi kurmak ve ekibi eğitmek daha mantıklıdır.

Özel yazılımın gerekli olduğu işaretler

Aşağıdaki durumlardan birkaçını yaşıyorsanız, hazır program sizi büyütmek yerine yavaşlatıyor olabilir:

• Aynı veri birden fazla yere giriliyor. Sipariş hem e-ticaret paneline hem muhasebe programına hem Excel’e yazılıyorsa hata ve zaman kaybı kaçınılmazdır.
• İşin bir kısmı programın dışında yürüyor. Onaylar mesaj gruplarında, iş takibi tabloda, stok bir başka dosyada.
• Programa uymak için süreç değiştiriliyor. Ekip, işi programın istediği sırayla yapmak zorunda kalıyor.
• Yönetici anlık durumu göremiyor. "Kimde ne kadar iş var, hangi sipariş gecikti?" sorusunun cevabı birkaç kişiye sorarak bulunuyor.
• Bayileriniz ya da müşterileriniz sisteme erişemiyor. Sipariş telefonla toplanıyor, durumu sormak için arama yapılıyor.

Maliyeti nasıl karşılaştırmalı?

Hazır programın lisans ücreti görünür, gizli maliyeti ise görünmez: çift veri girişi için harcanan saatler, hatalı siparişler, kaçan takipler. Karşılaştırma yaparken şu soruları sorun:

1. Ekibiniz haftada kaç saati aynı veriyi farklı yerlere girmeye ayırıyor?
2. Son üç ayda veri hatası yüzünden kaç sipariş ya da tahsilat sorunu yaşadınız?
3. Hazır programın eksik kalan kısmı için kaç ek araç ya da tablo kullanıyorsunuz?

Bu kayıplar düzenli tekrarlanıyorsa, özel yazılımın maliyeti çoğu zaman kendini çıkarır.

Özel yazılım baştan büyük bir proje olmak zorunda değil

En sık yapılan hata, her şeyi tek seferde yapmaya çalışmaktır. Daha sağlıklı yol, en çok zaman kaybettiren süreçten başlamaktır: örneğin önce iş emirleri ya da bayi siparişleri. Bu modül kullanılmaya başlarken diğerleri eklenir; panel ihtiyaçla birlikte büyür.

Mevcut hazır programınızı hemen bırakmanız da gerekmez. API sunan programlarla entegrasyon kurularak veri iki sistem arasında otomatik akabilir.

Karar vermek için kısa bir kontrol listesi

• Süreciniz sektörünüzün standardından ne kadar farklı?
• Kaç farklı program ve tablo kullanıyorsunuz?
• Müşteri, bayi ya da saha ekibinin sisteme erişmesi gerekiyor mu?
• Önümüzdeki iki yılda büyüme ya da yeni şube planınız var mı?

Bu soruların çoğuna "evet" ya da "çok" diyorsanız özel yazılımı ciddi olarak değerlendirmenin zamanı gelmiş demektir. Süreçlerinizi birlikte incelemek için özel yazılım ve SaaS hizmetimize göz atabilirsiniz.